por Daniel Yoffe
Con el inicio de un nuevo año, tenemos una serie de razones que nos impone la necesidad de planificar nuestro accionar en la recaudación de fondos para el año que se inicia. Estas son:
• Atraer el apoyo financiero a los programas existentes y/o para el inicio de nuevas actividades para las que aún no contamos con los recursos.
• Crear la sensibilidad y simpatía hacia nuestra causa dentro de un círculo, lo más amplio posible, de amigos y donantes a fin de estimular una conducta de constante apoyo a las necesidades que nos impone la misión.
• Ampliar nuestra base de recursos atrayendo nuevas fuentes de financiamiento e incrementando la participación y el involucramiento, de las audiencias más amplias posibles, con nuestra organización.
Repasemos algunos de los elementos claves de la planificación que usted no debería dejar pasar inadvertidamente:
1. Establecer un objetivo económico realista y lograble.
Debemos poner el acento en carácter realista de estas metas revisando cada una de las fuentes con las que contamos y aspiramos a contar. Hay una serie de preguntas que debería formularse:
a) ¿Cuál ha sido el comportamiento en el pasado de esas fuentes con su organización?,
b) ¿Siguen siendo efectivos los mecanismos de abordaje (eventos, correspondencia, propuestas, etc.) de esas fuentes?,
c) ¿Existen circunstancias locales, internacionales, de su campo específico, etc. que actuarían en su favor o en contra?
2. Organice su plan de acción en función de sus fuentes o audiencias
Cada organización tiene una diferente combinatoria de fuentes de recursos o audiencias a las que recurre. Normalmente, su plan anual de búsqueda de fondos, se debe focaliza en la solicitación a estos grupos.
Para ellos usted debe definir, mejorar, corregir, crear, etc. los "puentes" que utilizará para que la respuesta sea la deseada. Cada fuente requiere de un plan acción particular, así como de la formulación de un caso apropiado a su idiosincrasia.
3. Desarrollo del caso o los casos necesarios
Nos referimos a los argumentos o racionalidad que van a fundamentar la solicitud de financiamiento a una fuente determinada. A pesar de que la causa es la misma, al abordar diferentes fuentes ellas requieren formas distintas de presentación.
Mientras que las instituciones o empresas a las que se recurran requerirán de un documento escrito, otros grupos, el caso de los pequeños contribuyentes, requerirán de un folleto que trasmita la intensidad del mensaje.
En ejemplo interesante para lograr este impacto fue presentado por un alumno:
"El último árbol de lo que fuera el bosque de Bariloche acaba de
desaparecer"Este podría ser el titular de un diario dentro de 20 años si no
hacemos hoy lo que nos corresponde.
Lo que queremos decirle, es que el mensaje que se desprende del caso debe señalar no sólo la importancia de la causa, sino también su urgencia. Si no es urgente, puede esperar.
Algunas recomendaciones: antes de imprimir o editar algún material de comunicación realice un test. Muéstrelo a conocidos, tanto para ver que impacto causan como si el mensaje es comprendido. Compártalo con el grupo de voluntarios y sea receptivo a críticas y sugerencias.
Fuentes----------------2002-------2003-----2004----2005
Pequeños Donantes-----12.5000-----8.000------18.500----¿?
Empresas----------------------0---------5.000-------3.500----¿?
Venta de servicios-------15.600-----16.500------18.000----¿?
4. Desarrolle un plan y cronograma antes de iniciar la tarea
La obtención de recursos financieros requiere de recursos: tiempo, dinero y capacidad o expertez. Ud. debe establecer una secuencia lógica que le permita un adecuado aprovechamiento de los recursos. Evite actividades que compitan entre sí y busque mecanismos para generar sinergias. Una campaña de pequeños contribuyentes requiere de una comunicación masiva, pero si usted se dirige a una empresa, sector público, etc., su acción va a ser más focalizada.
Una regla de oro, que no siempre podemos aplicar, es asegurar los montos de dinero más altos, al principio de su plan de acción. Entre colegas solemos decir "de arriba hacia abajo".
5. Nuevos versus Retención
¿Qué queremos decir? Solemos tener la tendencia a abandonar a quienes no renuevan su compromiso contributivo con nosotros para salir a la búsqueda de nuevos aportantes. Hace unos días llegó a mis manos un estudio realizado en Inglaterra y Estados Undidos sobre el tema. Vale la pena compartir algunas de sus conclusiones: Uno de los motivos por los que el donante no renueva es la pobre comunicación por parte de la organización o que "han encontrado organizaciones que se lo merecen más". Este mismo estudio señala que el costo de obtener un nuevo donante es 5 veces mayor que retener uno ya existente.
Conclusión: ¿tiene una clara política y estrategia de retención?
Principios de la Planificación
- Considere las metas y objetivos que devienen de su Misión
- Analice las formas para alcanzar las metas y objetivos
- Desarrollo programas y procedimientos razonables para lograr dichas metas
- Asigne los recursos (personas, espacio, tiempo, energía, liderazgo y dinero) para alcanzar las metas deseadas.
- Defina cómo va evaluar los resultados
- Defina quiénes deben participar de la misma
- Las metas no pueden ser impuestas
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